Когда первый раз составляют номенклатуру дел в организации

Когда первый раз составляют номенклатуру дел в организации

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру. Правила оформления Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации. Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Составляем номенклатуру дел на следующий год

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за…годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части).
При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты.
На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

Номенклатура дел организации

Вниманиеattention
Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа – заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях. Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Важноimportant
Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц. В перечень в обязательном порядке включают:

  • Устав организации.
  • Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
  • Номенклатура дел подразделений.
  • Штатное расписание.
  • Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
  • Должностные инструкции.

После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела. Правилами установлена форма номенклатуры.

Порядок разработки номенклатуры дел

Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).

  • Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
  • Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
  • Справки, служебная переписка.
  • Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
  • Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5. к содержанию ↑ Отдел кадров В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

  1. Составленные кадровиком.
  2. Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
  3. Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

Основной список документов включает в себя:

  • Должностные инструкции.
  • Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
  • Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
  • Распоряжения, приказы по персоналу.
  • Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
  • Личные дела сотрудников.

Номенклатура дел

Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений — 8 приложение. Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

  • Номер (индекс) дела.
  • Наименование его.
  • Количество папок (единиц хранения) в деле.
  • Срок хранения дела.

Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

к содержанию ↑ Порядок составления и утверждения Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов. Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они.

Когда первый раз составляют номенклатуру дел в организации

Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы. к содержанию ↑ Как правильно составить? Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации. Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению.

Когда первый раз составляют номенклатуру дел в организации (7/10)

Бухгалтерия В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.
Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы. к содержанию ↑ Юридический В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения. Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

Leave A Comment